La inclusión de proveedores es un problema de datos

Durante años, las organizaciones han planteado la inclusión de proveedores como un reto para el departamento de compras. El razonamiento es más o menos el siguiente: si el departamento de compras da prioridad de forma más decidida a los proveedores pequeños, desfavorecidos y locales —estableciendo mejores objetivos, organizando mejores eventos de selección de proveedores o aplicando controles normativos más estrictos—, los resultados en materia de inclusión de proveedores mejorarán. Es cierto, pero ese enfoque pasa por alto un aspecto clave.

La inclusión de proveedores no es solo una cuestión relacionada con la ejecución de las compras. Fundamentalmente, se trata de un problema de visibilidad de los datos y de análisis de la información, y hasta que las organizaciones lo aborden como tal, los avances seguirán siendo irregulares, difíciles de medir y, en última instancia, insostenibles.

Para los líderes, esta distinción es importante, ya que modifica tanto la responsabilidad como las prioridades de inversión.

La brecha de visibilidad que socava la inclusión

En esencia, la inclusión de proveedores depende de una capacidad muy sencilla: la capacidad de tener una visión lo suficientemente clara de tu ecosistema de proveedores como para actuar en consecuencia.

Sin embargo, muchas organizaciones —sobre todo las más complejas— operan con una visibilidad solo parcial de su cartera de proveedores.

• Los datos de los proveedores se encuentran dispersos entre los sistemas de compras, finanzas, cumplimiento normativo y gestión de riesgos

• Los atributos de diversidad (titularidad, certificaciones, situación) están incompletos o desactualizados

• No es posible vincular de forma fiable los datos de gasto con la identidad del proveedor

• Las relaciones con los proveedores de segundo nivel y los proveedores de primer nivel son, en gran medida, invisibles

¿El resultado? Los equipos directivos están intentando impulsar la inclusión basándose en datos incompletos e incoherentes.

No se trata de una teoría, sino de un problema sistémico. El 71 % de las organizaciones señalan que existen lagunas de información sobre los proveedores pequeños, desfavorecidos y locales (https://gitnux.org/diversity-equity-and-inclusion-in-the-procurement-industry-statistics/)  

Pregúntate: ¿tengo una visión clara de nuestras redes de proveedores de principio a fin? Si tu respuesta es «Sí»: estupendo, vas muchos pasos por delante y es posible que estés obteniendo buenos resultados. Si tu respuesta es «No», ¿cuáles son tus resultados? ¿Tu rendimiento es inferior al esperado? Te ves limitado por un problema relacionado con los datos.

El impacto oculto de los silos de datos

Un gran obstáculo para la inclusión de los proveedores es la fragmentación de los datos.

En la mayoría de las empresas, los datos de los proveedores se encuentran en múltiples entornos inconexos:

• Sistemas ERP

• Plataformas «Source-to-Pay»

• Herramientas de gestión de contratos

• Sistemas de cumplimiento y calidad

• Hojas de cálculo y registros manuales

Cada sistema que recopila datos de proveedores —ERP, «source-to-pay», gestión de contratos, etc.— recoge una versión diferente de la «verdad del proveedor». Y ninguno de ellos está totalmente sincronizado. Esta fragmentación da lugar a varios fallos críticos:

1. Identidad del proveedor incoherente

Un mismo proveedor puede aparecer con varios nombres, identificadores o entidades en distintos sistemas. Esto hace que sea prácticamente imposible realizar un seguimiento preciso del gasto total —o del impacto en la inclusión—.

2. Datos de categorización poco fiables

Los datos sobre los proveedores suelen basarse en información facilitada por los propios proveedores, certificaciones caducadas o registros incompletos. Como consecuencia, aunque existan datos, las organizaciones a menudo no confían en ellos.  

3. Oportunidades invisibles

Sin datos unificados, a los equipos de compras les cuesta identificar a los proveedores que ya forman parte del ecosistema y las oportunidades para ampliar la diversidad de gastos dentro de las relaciones actuales. La falta de transparencia impide directamente la adopción de medidas.

4. Toma de decisiones tardía y reactiva

Cuando los equipos tienen que conciliar datos de distintos sistemas, la toma de decisiones se ralentiza y la inclusión pasa a ser una cuestión secundaria, en lugar de un principio de diseño. Los sistemas desconectados y los datos incoherentes generan puntos ciegos, lo que dificulta responder incluso a preguntas básicas sobre el gasto, los proveedores y las oportunidades.

La solución

La realidad es sencilla: no se puede ampliar la inclusión de proveedores si no se puede confiar en los datos.

Las organizaciones líderes están empezando a replantearse la inclusión de proveedores, no como una iniciativa de abastecimiento, sino como una capacidad en materia de datos y análisis. Este cambio tiene tres implicaciones principales:

1. La inclusión comienza con un modelo de datos de proveedores unificado

• Las organizaciones deben establecer una visión única y controlada de cada proveedor, con identidades de proveedor estandarizadas en todos los sistemas, relaciones de matriz y filial, certificaciones y atributos empresariales validados, así como datos sobre gasto, riesgo y rendimiento. Sin esta base, las métricas de inclusión siguen sin ser fiables.

2. El modelo unificado impulsa el descubrimiento

Una de las mayores oportunidades perdidas en materia de inclusión de proveedores ya se encuentra en los propios sistemas de las empresas: es probable que no conozcas todas las pequeñas empresas, las empresas desfavorecidas o las empresas locales con las que trabajas. Los enfoques modernos de enriquecimiento de datos pueden identificar a estos proveedores ocultos en los registros de proveedores existentes. Esto transforma la inclusión, pasando de ser un mero ejercicio de selección de proveedores a convertirse en un motor de oportunidades basado en el análisis de datos.

Un llamamiento a la acción por parte de los líderes

Si la inclusión de proveedores se aborda como un problema de contratación pública, seguirá siendo un cambio gradual. Si se aborda como un problema de datos, se convierte en un cambio transformador. Para los responsables, el camino a seguir está claro:

• Invertir en la gestión y la arquitectura de los datos de los proveedores

• Eliminar las barreras entre los sistemas de compras, finanzas, cumplimiento normativo y cadena de suministro

• Dar prioridad a la calidad, el enriquecimiento y la integración de los datos

• Incorporar los indicadores de inclusión a la transparencia de datos a nivel empresarial

Toma la decisión de impulsar la inclusión de los proveedores mediante una mayor visibilidad.

La inclusión de proveedores no fracasa porque a las organizaciones les falte compromiso. Fracasa porque les falta claridad. Y en el entorno empresarial actual, la claridad es —y siempre será— ante todo un problema de datos.

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